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¿Puedo organizarme en la veterinaria?

Esquema. Con la matriz de Eisenhower podrás mejorar la dinámica de trabajo.

Esquema. Con la matriz de Eisenhower podrás mejorar la dinámica de trabajo.

Compartimos una serie de prácticas para determinar el flujograma de la empresa y así tomar las mejores decisiones a la hora de dividir tareas.

Javier Sánchez Novoa
Lic. en Comercialización y
director de la Consultora Mercader.
Docente en el Posgrado de Gestión y Marketing Veterinario de VeterinariosenWeb.
javier.sanchez@consultoramercader.com

El primer paso para un cambio real es poder reaccionar y asumir que tenés algo que solucionar, para luego determinar la causa y tomar el timón para desarrollar una acción correctiva. Lo que tenés que hacer es enfocarte en las tareas críticas, en las decisiones y en la delegación. Como me dijo una colega española en gestión, la Dra. Ana Anglada: “Si realizás tres veces la misma tarea, tenés que desarrollar un proceso o protocolo de trabajo”.
Tené en cuenta que cada acción que realizás en tu veterinaria está conectada con otra, y el producto de una tiene un impacto en otra. Te pongo un ejemplo: si controlás mal una factura de un proveedor, te falta un producto al recibir el pedido; pero no lo viste, firmaste sin controlar y pasó. Incluso luego vas a preparar el pago de una factura con mercaderías que nunca recibiste. Es un costo irrecuperable para tu empresa.
Te propongo tomar nota para organizarte en este proceso de observación:

  • Dividí todas la tareas / acciones/trabajos de tu veterinaria en cuatro grandes áreas: la comercial, la de comunicación, la de recursos humanos y la financiera administrativa.
  • Comenzá con una de estas áreas, determinando qué colaboradores intervienen. Una vez que las tenés individualizadas (tarea=colaborador) reunite con cada persona que realiza la tarea y preguntale ¿“Cómo lo hacés?”, en lenguaje llano, coloquial, que te cuente los detalles. Tomá nota de todo lo que te dice.
  • Algunos ejemplos de los procesos de trabajo que podés “asignar” a estas grandes áreas. En lo comercial, por ejemplo, preguntá cómo carga un producto al sistema, si hace un control de stock, cómo fija el precio al que se va a vender; cómo recibe, atiende y vende un producto o servicio. En lo administrativo, preguntá qué se hace cuando llega un pedido de un proveedor, cómo se controla, dónde se guarda la factura, y cómo cree que controlás vos esta situación previa a preparar el pago. En relación con la comunicación, preguntá a tus colaboradores cómo orientan al cliente, qué preguntas hacen, si hay una queja, cómo la atienden, etc.
  • Una vez que tenés el relato escrito, vas a poder armar el flujograma de tu veterinaria, donde cada acción de la persona que realiza un proceso se transforma en un cuadrado unido a otra función.
    Seguramente te estés preguntando: ¿qué logro haciendo estas estructuras de rectángulos conectados?
  • Identificar los puntos clave donde “fallar” es riesgoso para tu comunicación, finanzas, etc.
  • Analizar puntos delgados en relación a la seguridad del movimiento de tu dinero.
  • Determinar los puntos claves donde vas a generar experiencias en tus clientes, donde vas a definir si el cliente va a volver a visitarte o no.
  • Tener una visión macro del proceso, del funcionamiento de los engranajes de la maquinaria productora de un servicio, o simplemente el camino que sigue una factura, un pago, etc.
  • Algo clave: podés mejorarlos para un mejor funcionamiento. Ahora hasta acá te conté cómo podés trabajar en forma simple con los procesos de tu empresa; vuelvo a repetirte este concepto de “empresa”, trabajar con procesos no solo es para las grandes empresas, están pensados para todas las empresas, no importa el sector ni el volumen de producción.

A la práctica

Te recomiendo un ejercicio simple que podés realizar vos y tus empleados para poder determinar las tareas que realizan en sus puestos y qué grado de importancia le asigna cada uno. Este ejercicio lo podrás realizar con la matriz de Eisenhower (ver Esquema N° 1), creada por el expresidente de los Estados Unidos: simple pero efectiva, te ayudará a pensar cada tarea y puesto.
Trabaja fuertemente en lo importante y urgente para hacer sin excepción, es tu prioridad. Revisa lo importante y menos urgente, agendalo sin dudar.
Delega lo menos importante y urgente, tenés que aprender a delegar y controlar.
Elimina de raíz todas las tareas menos importantes y menos urgentes.
Una vez que tengas completa la matriz de Eisenhower podrás mejorar los puestos y dinámica de trabajo entre tus colaboradores y tuya también.

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