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GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PUNTOS DE VENTA

¿Para qué determinar el punto de equilibrio en una veterinaria?

Esta herramienta financiera permite determinar el momento en el cual las ventas alcanzan a cubrir los gastos. Se trata de información clave para entender el negocio y actuar en favor de la ganancia.

José Luis Villaluenga
www.rentabilidadveterinaria.com

Determinar el punto de equilibrio es uno de los elementos fundamentales en cualquier tipo de negocio. ¿Por qué? Porque permite averiguar el nivel de ingresos necesario para cubrir los costos totales de una empresa o, dicho de otra forma, el nivel de ingresos que cubre los costos fijos y los costos variables.
Sirve tanto en un negocio que ya está funcionando, como en otro que está por abrir. Además, en este último, permite saber si los supuestos teóricos estimativos son coherentes y racionales.
Repasemos. Existen dos tipos de costos / gastos: variables y fijos.
Los primeros son fundamentalmente los de las compras a proveedores (medicamentos, alimentación, test serológicos, reactivos, etc). Los segundos, se desglosan en tres grandes partidas: gastos de personal, de estructura (o generales) y financieros.
Por otro lado, los ingresos.
La diferencia entre los ingresos en un periodo (generalmente un año) y el total de gastos en ese mismo periodo es lo que se conoce con el nombre de beneficio.

En la veterinaria

Si seguimos este hilo, cuando abrimos nuestra veterinaria tendremos ingresos y gastos. Y habrá un momento que los ingresos sean exactamente igual a los gastos totales. Cuando esto se consigue, este valor en dinero (o traducido a otro tipo de unidades, como visitas, tickets de venta, etc.) será el punto de equilibrio.
Esto nos sirve, por ejemplo, para conocer cuántas visitas diarias necesitamos para generar la cantidad de ingresos que cubran nuestros gastos totales diarios.
Antes de montar una clínica, calcular este valor es fundamental para saber si es financieramente interesante o no. Además, ayudará a calcular el tiempo que aproximadamente llevará hasta comenzar a conseguir beneficios.
Es, en definitiva, una herramienta financiera que te permitirá determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos-gastos.
Es algo muy importante y también fácil de calcular.
Se habla y escribe mucho sobre este tema, seguramente ya lo conocen, pero… ¿saben calcularlo? En este artículo les cuento cómo hacerlo.

Un caso hipotético

Veamos el caso de una empresa que vende un solo producto siempre del mismo tamaño: bolsas de alimento balanceado, por ejemplo.
Una le cuesta a la empresa €35 y lo vende a €50. El margen es del 30% (50-35 = €15). Si los costos fijos anuales de la empresa son de €100.000, el punto de equilibrio se calcula de la siguiente forma:

Costos fijos anuales / Margen
= Número de unidades que necesita
vender al año.

Si el punto de equilibrio es de €100.000 por año y el margen es de €15 por unidad de alimentos, entonces: 100.000 / €15 = 6.667.
Esas son las unidades de bolsas de alimentos balanceados que debe vender por año. Si lo dividimos entre doce meses, nos indica que la empresa necesita vender 556 unidades por mes para cubrir los gastos. Es decir que comenzará a ganar dinero a partir de la bolsa 557.

Un caso real

¿Qué ocurre realmente en nuestras clínicas? Los veterinarios vendemos servicios y productos, cada uno con sus propios márgenes. Por lo que el sistema anterior no puede aplicarse de forma adecuada.
Veamos un caso real, basado en una clínica veterinaria de España, ubicada en un barrio con clientes de estatus social medio-alto, en Madrid: abre de lunes a viernes mañana y tarde, y los sábados solo por la mañana. Las urgencias las deriva a un centro especializado. Trabajan dos veterinarios y un auxiliar a jornada completa, y una peluquera cuatro tardes a la semana.
Estos son sus números anuales:

  • Facturación: €250.000.
  • Costos variables: €75.000 (30%).
  • Costos fijos: €150.000 (60%).
  • 1.300 clientes activos.
  • Media de visitas: 4.
  • Ticket promedio: €52,88.

¿Cómo calculamos el punto de equilibrio?

1. Calcular los costos fijos diarios de apertura. Dividimos los costos fijos anuales por 275 días. Eso nos da el monto que le cuesta a la clínica abrir cada día, entren o no clientes. En este caso, €545,45. Este el monto mínimo que tiene que ingresar por día para cubrir los costos fijos.
2. Calcular el costo variable medio por visita. Tenemos que dividir los costos variables por el número de visitas totales, que se obtiene de multiplicar la cantidad de clientes por la media de visitas.

Costos variables: €75.000
/ Número visitas totales: 5.200 (1.300×4)
= Costo medio por visita: €14,42

3. Calcular el margen de contribución de los servicios (de una consulta), que se obtiene de restar los costos variables de visita por el ticket promedio.

Precio medio de venta
(ticket promedio): 52,88
– Costo medio por visita: 14,42
= Margen de contribución: €38,46/visita

Este margen de contribución es de casi el 73%, es decir, (38,46/52,88) x100.

4. Calcular el punto de equilibrio. En este caso usaremos como medida las visitas diarias. El cálculo que debemos hacer es dividir los costos fijos diarios por el margen de contribución que acabamos de obtener.

Costos fijos diarios: €545,45
/ Margen de contribución: €38,46/visita
= Punto de equilibrio: 14,18 visitas/día

5. Así llegamos al punto de equilibrio final, que consta de la suma del costo fijo diario y el costo variable diario, que obtuvimos de multiplicar el número de visitas por el costo medio por visita.

Costos fijos diario: €545,45
+ Costo variable diario
(14,18 visitas x €14,42/visita)
= Punto de equilibrio final: €749,93

Es decir, si la clínica recibe la media de visitas estimado (14) para cubrir los costos fijos y variables, que representan un ingreso aproximado de €750, alcanzará el punto de equilibrio. Todo lo que facture por encima de ese monto serán ganancias. Si no lo alcanza, irá a pérdida.

Gestión de cifras en equipo

Para calcular el punto de equilibrio es necesario obtener datos sobre: ingresos, número de visitas, ticket medio, media de visitas (mensual, trimestral o anual); y datos de la gestoría-asesoría externa: ingresos (que deberían de coincidir con los del programa de gestión; siempre sin IVA), los gastos variables y los gastos fijos reales. Será clave contar con un sistema informático. Se puede confeccionar una tabla de Excel (Ver Figura 2).
Mi consejo es que una vez que lo tengas determinado se lo comuniques a todo el equipo de la clínica, para que sepan realmente los costos diarios de la actividad y se involucren para lograr estar día a día por encima del punto de equilibrio. Mi experiencia me dice que cuando un equipo conoce los costos de apertura diarios y el punto de equilibrio, se involucran más en su trabajo, trabajan mejor en equipo y se comprometen más con los objetivos de la clínica.
Cada año deberá calcularse el punto de equilibrio y valorar su evolución histórica a lo largo de los años. Lo lógico es que suba cada año, ya que subirán tanto los costos variables como los fijos; esto nos ayudará a interiorizar que debemos subir los ingresos en igual o mayor proporción y nos forzará a poner en marcha herramientas para conseguirlo: subida de precios anual, más clientes activos, más visitas y/o más ticket medio.
Si aún no lo hicieron, pónganlo en práctica en su centro veterinario.
Se sorprenderán de los resultados.

Mes de junio de 2020
N° visitas diarias Costes fijos diarios Costes variables diarios Costes totales Ingresos diarios Beneficio diario
0 545.45 0 545.45 0 -545.45
1 545.45 0 545.45 52.88 -492.57 52.88
2 545.45 28.84 574.29 105.76 -468.53 52.88
3 545.45 43.26 588.71 158.64 -430.07 52.88
4 545.45 57.68 603.13 211.52 -391.61 52.88
5 545.45 72.1 617.55 264.4 -353.15 52.88
6 545.45 86.53 631.98 317.28 -314.7 52.88
7 545.45 100.95 646.4 370.16 -276.24 52.88
8 545.45 115.37 660.82 423.04 -237.78 52.88
9 545.45 129.79 675.24 475.92 -199.32 52.88
10 545.45 144.21 689.66 528.8 -160.86 52.88
11 545.45 158.63 704.08 581.68 -122.4 52.88
12 545.45 173.05 718.5 634.56 -83.94 52.88
13 545.45 187.47 732.92 687.44 -45.48 52.88
14 545.45 201.89 747.34 740.32 -7.02 52.88
15 545.45 216.31 761.76 793.2 31.44 52.88
Punto de equilibrio
16 545.45 230.73 776.18 846.08 69.9 52.88
17 545.45 245.15 790.6 898.96 108.36 52.88
18 545.45 259.57 805.02 951.84 146.82 52.88
19 545.45 273.99 819.44 1004.72 185.28 52.88
20 545.45 288.41 833.86 1057.6 223.74 52.88

 

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