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PARA EL “MALETIN” DE LOS VETERINARIOS

Cobrar: una herramienta indispensable

Un manejo desacertado de las cuentas puede significar una estruendosa pérdida de rentabilidad. ¿Cómo lo manejan?

Facundo SonattiFACUNDO SONATTI
facundo@motivar.com.ar

El costo del dinero es una variable que muchas veces acarrea complicaciones financieras en la mayoría de las empresas y comercios. En los tiempos que corren, las tasas de interés reflejan ese elevado costo de la plata en la Argentina y una mala administración de las cobranzas puede desencadenar una ruinosa bancarrota, incluso para el más experimentado de los veterinarios.
Una tarea para evitar ese desenlace es sumar herramientas útiles en materia de cobranzas al maletín de cada profesional tanto de grandes, como de pequeños animales.
“La contabilidad nos permite saber dónde estamos parados, detectar qué componentes de nuestro negocio requieren ajustes o correcciones y evaluar con mayor objetividad y seguridad las decisiones que tengamos que tomar”, le afirmó a MOTIVAR Carlos Coda, contador público y licenciado en administración, abocado durante años a la contabilidad de los veterinarios, y para el cual el diagnóstico es evidente. “Sin una correcta gestión de cobranzas, los veterinarios se encontrarían con una necesidad cada vez mayor de capital de trabajo (pues el rubro “cuentas a cobrar” no pararía de crecer) y dado el elevado costo del dinero de estos tiempos, corren el riesgo que esa situación (a veces oculta o difícil de percibir) se “coma” su rentabilidad”.
De acuerdo a las dificultades o problemas que se tengan cada uno de los puntos de venta veterinarios, serán las herramientas recomendadas para encontrarles solución.
“Los aspectos más comunes a mejorar se refieren a poca o nula previsibilidad, conocimiento tardío de la evolución del negocio, no detección de todos los costos que afectan los resultados, desconocimiento de las fortalezas y debilidades propias, mala administración de los tiempos y fallas en la comunicación (hacia adentro y hacia afuera de la empresa)”, enumera Coda.
“Sobre el tema específico de la gestión de cobranzas, es recomendable contar con presupuestos financieros, cuentas corrientes actualizadas y conciliadas de los clientes, estadísticas con el historial de pagos de cada cliente, balance de cobranzas global, ranking de antigüedad de facturas no cobradas, archivos ordenados que incluyan legajos para cada cliente, fijación de límites de crédito (incluso para los clientes más confiables) y cálculo del cupo restante para cada uno”, explica el especialista.

En la nube

Para Sebastián Cadenas, co fundador de la plataforma contable para ventas con tarjetas Increase, gestionar correctamente las cobranzas es muy importante para tener toda la información ordenada y no perder dinero por falta de control.
“El desorden en el manejo de la contabilidad puede causar que se pierda crédito fiscal por no tener la factura de compra correctamente, perder dinero por no reclamar en tiempo y forma algún cargo o rechazo. Asimismo, el desorden puede causar que no se descuenten correctamente los impuestos que te retienen las tarjetas de crédito”, explicó. Y agregó: “Los comercios pueden perder más de un 4% de sus ventas si no contabilizan todos los impuestos que les aplican las tarjetas, las retenciones y cualquier otro tipo de gasto supuestamente oculto”, describe una de las principales desventajas para los comercios a la calle.
Entre las herramientas gratuitas para empezar a ordenar los números, Cadenas recomienda Colppy, que permite tener toda la contabilidad de la empresa de forma online. A su vez, con Increase el usuario puede visualizar al comercio cuándo y cuánto cobrará cada día por sus ventas con tarjeta, qué cupones ya fueron cobrados y cuáles falta cobrar. Además, observar las liquidaciones de las tarjetas automáticamente, sin necesidad de entrar a cada página y recuperar el dinero perdido por rechazos y contra-cargos.
Según Coda, el efecto de utilizar estas herramientas específicas se notará en su posición financiera (que debería ser notablemente mejor que si no las utilizara); en una mejora en su rentabilidad, en reducir la incidencia de morosos e incobrables, y en mejorar el conocimiento detallado que tiene sobre la evolución de su negocio y poder diferenciar qué trabajos le convienen y cuáles no. Por otro lado, el especialista contable asegura que por lo general, “es suficiente con que un integrante de la empresa se ocupe en forma específica de la tarea contable. También es recomendable que quien gestione las cobranzas no sea la misma persona que vende (sean productos o servicios). En general puede “vender” el dueño y “cobrar” un empleado, aunque muchas veces es necesario que este encargado de cobranzas realice algunos cursos de capacitación para llevar a cabo con más eficiencia esta tarea”.

Morosos

La velocidad resulta un ingrediente muy importante a la hora de cobrar aquel trabajo ya realizado.
Según cifras de la plataforma Increase, las compras que se reclaman en la primera semana tienen un 80% más de probabilidad de ser recuperadas que las que se reclaman después.
“En primer lugar, es necesario contactar al deudor para que abone la factura atrasada en forma telefónica o vía correo electrónico. Si no hay resultado al contactarlo, es necesario enviar una carta documento solicitando el pago de la misma. Por último, si tampoco funcionó con una carta documento se recomienda iniciar acciones legales”, describe Cadenas el ABC del reclamo antimorosos.
Para Coda, en un segundo paso, es necesario evaluar si se desea continuar trabajando o no en el futuro con ese cliente moroso.
Pero en ambos casos, el éxito en cobrar está en relación directa con la insistencia que se ponga en la tarea.
Y también en adecuarse para que el pago resulte algo “posible” para el deudor, considerando (junto con él) que la deuda es un hecho (ya consumado) y que resulta necesario encontrarle una solución en conjunto.
También es conveniente establecer de común acuerdo un plan, que sea fácil de verificar en su avance y cumplimiento. No olvidar que a veces tiene vital importancia la velocidad con que actúa el acreedor (cobra primero el que llega primero), por ello es recomendable la frecuencia en la comunicación y aportar cuentas conciliadas, precisas, y sencillas de verificar.

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