HomeNotas patrocinadas6 consejos para implementar con éxito un sistema de gestión e información

6 consejos para implementar con éxito un sistema de gestión e información

La propuesta está orientada a laboratorios veterinarios que busquen eficientizar su operatoria por medio de un software que permita integrar las distintas unidades del negocio.

Susana Pérez
sp@globalsax.com
Global Sax

Implementar un sistema integrado de gestión en una empresa ya conformada y en funcionamiento suele ser un desafío complejo dado que involucra todos los procesos operativos y administrativos, así como los recursos que los llevan a cabo. Pero si realizamos una adecuada gestión del proyecto, tendremos grandes beneficios en nuestro negocio. Algunos de ellos:

  • Reducción de costos operativos.
  • Optimización de los procesos y recursos.
  • Control de la información.
  • Aumentos en la rentabilidad.
  • Mejorar las relaciones con clientes y proveedores.
  • Estar preparados para posibles cambios de estrategia en el futuro.

Vale decir que en Global SAX hace más de 18 años nos propusimos un objetivo muy claro: escuchar a las pequeñas y medianas empresas de la Región para brindarles soluciones tecnológicas robustas, confiables y asequibles.

Es por esto que queremos compartir nuestra experiencia, brindándote las siguientes recomendaciones que te serán de utilidad para llevar de la mejor manera posible tu proyecto de implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales).

 

Claves para comenzar con éxito a implementar un Sistema de Gestión Integral

1.Comenzar lo antes posible

Es importante que una vez que hayas concretado la decisión de incorporar el nuevo Software,  comencemos lo antes posible con la planificación del proyecto de implementación, siempre con el respaldo de la experiencia del proveedor en implementaciones similares. Es muy común posponer el proyecto y seguir trabajando con la actual metodología de gestión de la empresa.

Generalmente las excusas son la falta de tiempo, las urgencias del día a día o la resistencia al cambio. Sin embargo, ya decidimos adquirir el ERP y la única forma de que este comience a formar parte de la empresa es implementando lo antes posible, haciendo que los colaboradores pierdan el miedo al cambio y se familiaricen con la herramienta, promoviendo las ventajas que les traerá en sus actividades cotidianas.

2.Priorizar el proyecto

Es muy importante que los directivos de la empresa y los líderes del proyecto comuniquen a todo el equipo el valor de la decisión tomada, involucrándolos en el proceso, generando confianza y reduciendo la incertidumbre. Para lograrlo, una buena forma de hacerlo es compartir los objetivos, propósitos y alcances. La transparencia de la información es fundamental para cumplir con las expectativas que se buscan con este cambio. Aquí remarcamos la importancia de la prioridad en cuanto a la asignación de recursos y tiempos.

3.Promover la solución seleccionada y al proveedor entre tu equipo

Como ya hemos dicho involucrar a los colaboradores es fundamental para una implementación exitosa; por lo que recomendamos realizar una reunión con todo el equipo para dar a conocer el detalle del proyecto y al proveedor seleccionado. Esto favorecerá a que se sientan parte del proceso de cambio desde el comienzo y puedan despejar todas sus inquietudes. También podrán realizar aportes de gran valor, compartiendo experiencias o visiones sobre el tema.

Es importante para tus colaboradores que haya un rumbo definido, es decir que el proyecto tenga un orden y una estructura clara que los ayude a no perderse en el camino entre sus responsabilidades actuales y el cambio. Otro punto relevante para reforzar en esta reunión es comunicar los beneficios del proyecto para la empresa en general y con visión al futuro.

4.Capacitar y comprometer a tu equipo

El equipo es un elemento clave para el éxito del proyecto de implementación, es por eso destacamos la importancia de contar con líderes comprometidos con el mismo. Este equipo será quien tenga un contacto diario con tu proveedor, facilitándole toda la información que requiera. Además será  responsable de hacerle llegar los requerimientos de la empresa, de manera clara y objetiva, para obtener un resultado acorde a lo esperado. Si es necesario capacitar al equipo en algún tema desconocido, hagámoslo: lo agradecerán con un gran compromiso en el proyecto. Establezcamos metas claras, determinemos cuáles son hitos de entrega de información, las vías de comunicación, así como las fechas de inicio y fin del proyecto

5.Establecer un plan de seguimiento

Si bien como comentamos en el punto anterior es muy importante el compromiso del equipo, esto no es razón para que la Dirección General no se involucre al 100% en el proyecto. Al contrario, es fundamental que estén en conocimiento de los avances, basándose en un plan de seguimiento semanal que los informe de la situación actualizada, objetivos cumplidos, algún posible desvío y mejoras que se pueden realizar.

Este punto nos asegura que el proyecto se está llevando con altos niveles de calidad, con requerimientos concretos y con la motivación necesaria hacia el equipo de trabajo, de este modo podrás asegurarte en cada paso que vas por el camino correcto hacia los objetivos definidos.

6.¿Y los desafíos?

El principal desafío que generará la incorporación de un ERP, será el cambio en la cultura de tu organización. Una vez implementado puede que los procesos y procedimientos internos cambien de manera importante.

Esto no es grave ya que contribuirá al crecimiento de la empresa y al cumplimiento de las metas establecidas. Para que suceda se requiere además de un sistema acorde a las necesidades, un equipo de trabajo motivado, comprometido y capacitado.

Recordemos al momento de decidir por un ERP, encontrar a un proveedor que pueda acompañarnos en todo el proceso de cambio, y no solo que nuestra empresa tenga que adaptar algunos procesos para mejorar, sino que el sistema pueda adaptarse: no todo lo que tenemos hecho tiene que estar mal, como suelen decirnos.

Global SAX es el software de gestión para industrias, comercios y empresas de servicios más robusto del mercado, capaz de adaptarse a cada necesidad empresarial. Simplificamos la integración de todos los procesos del negocio, maximizando su capacidad de respuesta ante los desafíos empresariales.

 

Algunos mitos sobre los sistemas de gestión

Mito N° 1: “Sirven solo para grandes empresas”. FALSO.

No se tiene por qué implementar un ERP únicamente en empresas consideradas “grandes”, ya que la complejidad de la empresa no depende de su tamaño, sino de su operación.

Mito N° 2 “La implementación es muy larga y costosa”. FALSO.

Aunque se piensa que instalar un sistema ERP lleva mucho tiempo, realmente es un proceso corto.

Mito N° 3: “Es un Software muy costoso”. FALSO.

Si se elige el ERP adecuado, que se ajuste perfectamente a las necesidades de la empresa, se termina ahorrando dinero a corto y largo plazo.

Mito N° 4: “Se debe comprar / adquirir el más caro”. FALSO.

El dicho de “cuanto más caro mejor”, no tiene, ni debe ser así en este caso. El precio no debe ser el principal criterio a tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de Gestión ERP.

Mito N° 5: “Los ERP´S son difíciles de usar”. FALSO.

Los sistemas ERP siempre necesitan un tiempo de adaptación y de formación en la empresa, pero no son difíciles de utilizar.

comments

COMPARTIR:
Valoración: